Es geschieht häufig, dass man der Geschwindigkeit und der Einfachheit von E-Mails zum Opfer fällt und die Nachricht mit einem einzigen Klick absendet, bevor man noch einmal nachgedacht hat.
Auch wenn durch E-Mails und anderen schnelle Kommunikationstechnologien wie SMS viele altbekannte Konventionen außer Kraft gesetzt wurden, sollten Sie sich dennoch an bestimmte Regeln halten. Dadurch verbessern Sie nicht nur Ihre E-Mail-Kommunikation, sondern Sie sorgen auch dafür, dass Sie und Ihr Unternehmen nicht in Rechtsstreitigkeiten geraten.
1. Achten Sie besonders am Arbeitsplatz auf Ihre E-Mail-Kommunikation
Immer mehr Unternehmen erstellen Richtlinien für E-Mails. Dadurch schützen sie sich selbst vor möglichen rechtlichen Konsequenzen und sorgen dafür, dass ihre Ressourcen nicht missbraucht werden. Als Mitarbeiter müssen Sie diese Regeln kennen. Darin wird erläutert, wie Sie E-Mails verwenden und nicht verwenden sollten.
Auch wenn Ihr Arbeitgeber persönliche E-Mails über die Firmenadresse erlaubt, sollten Sie dieses Recht nicht missbrauchen. Achten Sie darauf, dass auch persönliche Nachrichten den Richtlinien entsprechen. Vermeiden Sie Witze, Gerüchte, Klatsch und alles andere, was sich nicht direkt auf die Arbeit bezieht und Sie selbst oder andere in Verlegenheit bringen oder verletzen könnte. Denken Sie daran: Die Geschäftsleitung und der technische Support darf Ihre E-Mails ohne Ihre Zustimmung lesen.
2. Kurze E-Mails sind besser
Im Zeitalter des Internets ist die Aufmerksamkeitsspanne gering. Eine kurze Nachricht, in der Sie direkt auf den Punkt kommen, ist deshalb immer besser als eine lange, ausführliche E-Mail. Wenn eine lange Nachricht erforderlich ist, senden Sie diese als Anhang mit. Der Empfänger kann sie lesen, wenn sie für ihn wichtig oder interessant ist.
3. Wählen Sie eine prägnante Betreffzeile
Die meisten E-Mail-Benutzer sehen sich nur die Adresse des Absenders und die Betreffzeile der eingehenden Nachricht an. Da die meisten Benutzer auch viele Spam-Nachrichten erhalten, ist der Betreff dafür ausschlaggebend, ob sie Ihre E-Mail lesen oder nicht. Eine gute Betreffzeile besteht in der Regel aus weniger als zehn Worten, beschreibt klar und deutlich den Inhalt und enthält keine Ausrufezeichen und nicht nur Großbuchstaben (übliche Anzeichen für Spam).
4. Die Rechtschreib- und Grammatikregeln gelten auch für E-Mails
Achten Sie auf solche Fehler. Freunden und Verwandten ist es meist nicht wichtig, ob Sie alles richtig schreiben, aber bei Kollegen und Kunden sollten Sie Fehler vermeiden. Ansonsten hinterlassen Sie schnell einen schlechten Eindruck, weil Sie nachlässig oder ungebildet erscheinen. In Outlook können Sie automatisch eine Rechtschreibprüfung über Ihre E-Mails laufen lassen, bevor Sie diese versenden.
5. Beschränken Sie die Anzahl der Empfänger
Wir werden alle von E-Mails überschwemmt. Vergewissern Sie sich, dass Sie nur die richtigen Empfänger auswählen. Sie tun Ihren Kollegen einen Gefallen und erhöhen die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre E-Mail gelesen wird. Wenn im Feld An oder Cc eine lange Liste mit Empfängern erscheint, wirkt diese E-Mail nicht dringend und sehr unpersönlich.
6. Verwenden Sie eine Signatur
Wenn Sie einen Telefonanruf tätigen oder einen Brief per Post schicken, geben Sie üblicherweise Ihren Namen an. Dasselbe zeugt auch in E-Mails von Höflichkeit. E-Mail-Programme haben eine Option, mit der Sie automatisch Ihre Kontaktdaten anhängen können. Diese so genannte Signatur kann Ihren Namen, Ihr Unternehmen, Ihre Funktion und weitere relevante Informationen beinhalten.
7. Respektieren Sie den Datenschutz auch bei E-Mail-Adressen
Wenn Sie E-Mails an mehrere Empfänger senden, schreiben Sie keine E-Mail-Adressen in das Feld An oder Cc, wenn nicht alle Empfänger diese Adresse kennen sollen oder müssen. Schreiben Sie die Empfänger, die unbekannt bleiben sollen, in das Feld Bcc.
Merken Sie sich als Richtlinie einfach, dass Sie für einen reibungslosen und regulären E-Mail-Verkehr genauso wie beim normalen Briefverkehr vorgehen sollten. Wenn Sie den Inhalt nicht in einem gedruckten Dokument weiterleiten oder versenden würden, sollten Sie Ihre Nachricht noch einmal überarbeiten.
Weitere Informationen zum Schutz Ihrer E-Mails erfahren Sie unter HP ProtectTools
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