Outsourcing ist keine revolutionäre Idee mehr – aber es revolutioniert die Arbeitsweise von Unternehmen. Die CIOs großer Unternehmen lagern heute oft mehr als die Hälfte der IT-Aufgaben ihrer Unternehmen aus; Call Center-Outsourcing wird in größeren Unternehmen zur Norm.
Outsourcing ist zwar an sich nicht mehr neu, es gibt jedoch Veränderungen: Die Einstellung zu dieser Arbeitsweise und ihre Implementierung sind rasanten Entwicklungen unterworfen. So wird bereits ein Drittel und mehr des typischen Management-Budgets ausgelagert; im Lauf des nächsten Jahrzehnts könnte dieser Wert auf 80 Prozent steigen, wie es in der verarbeitenden Industrie bereits der Fall ist. Und das ist erst der Anfang ...
Die meisten Unternehmen werden in absehbarer Zeit eher mit Outsourcing als mit „Insourcing“ arbeiten.
Von den sich entwickelnden Auswirkungen des Outsourcing sind zudem auch Unternehmensstrategien betroffen: An die Stelle der herkömmlichen, hierarchischen Modelle tritt ein stärker funktionsübergreifender, prozessorientierter Ansatz, das so genannte Business Process Outsourcing (BPO). Hocheffiziente Unternehmen betrachten die Beziehungen zu ihren Outsourcing-Partnern zunehmend als vollwertige strategische Partnerschaften.
Während die Bedeutung des Outsourcing sich verändert, müssen Unternehmen, die eventuell auslagern möchten, drei wichtige Aspekte berücksichtigen:
1. Welche grundlegenden Strategien kann das Unternehmen nutzen, um zu entscheiden, ob ausgelagert werden soll?
2. Welche Methoden sollte ein Unternehmen verwenden, um den Erfolg seiner Outsourcing-Strategie zu messen? Welche Faktoren sollen dabei im Einzelnen bewertet werden?
3. Wie ist der Übergang beim Outsourcing am einfachsten und schnellsten zu bewältigen?
Outsourcing-Strategien
Outsourcing hat nur die gewünschte Wirkung, wenn es in die Geschäftsstrategie des Unternehmens integriert ist. Die besten Verfahren hierfür fallen in zwei generelle Kategorien:
1. Top-Down: Bei diesem Verfahren wird festgestellt, ob ein Unternehmen Wettbewerbsvorteile eher intern oder mithilfe eines externen Lieferanten erzielen wird. Darüber hinaus wird sichergestellt, dass die Investitionen und Umsetzungsplanung jederzeit dieser Strategie entsprechen, um Vorsprünge im Wettbewerb zu maximieren.
2. Bottom-Up: Bei diesem Verfahren müssen laufend alle Aktivitäten ermittelt werden, die nicht zu einem spezifischen Wettbewerbsvorteil beitragen. Diese Aktivitäten werden dann, soweit sie intern ausgeführt werden, nach festgelegten Kriterien mit den Angeboten von Outsourcing-Anbietern auf dem Markt verglichen.
Der folgende, aus drei Fragen bestehende Test kann einer solchen Bewertung zugrunde gelegt werden:
1. Würde ein neu gegründetes Unternehmen diese Funktion intern aufbauen?
Würde ein zum gegenwärtigen Zeitpunkt gegründetes Unternehmen zuerst auf dem Markt nach Anbietern einer bestimmten Funktion suchen? In ähnlicher Form: Wie verhalten sich neue Konkurrenten – bauen sie die fragliche Funktion intern auf oder beauftragen sie externe Anbieter?
2. Beherrscht das Unternehmen diese Aufgabe so gut, dass andere Unternehmen sie damit beauftragen würden?
Der externe Markt für Dienstleistungsanbieter auf praktisch allen Gebieten wird zunehmend schwerer zu erschließen. Könnte sich Ihr Unternehmen auf dem fraglichen Gebiet auf diesem Markt behaupten? Ist dies nicht der Fall, sollten Sie solchen Anbietern zumindest eine Chance geben, anstatt die Aufgabe um jeden Preis intern zu erledigen.
3. Handelt es sich um einen Aufgabenbereich, aus dem zukünftige Führungskräfte kommen?
Wie wertvoll sind die Fähigkeiten und Kenntnisse, die für die fragliche Aufgabe benötigt werden, für das Unternehmen? In Aufgaben, für die besonders unternehmensentscheidende Fähigkeiten benötigt werden, wird naturgemäß stärker investiert. Die in diesen Bereichen tätigen Mitarbeiter haben in der Regel einen beruflichen Aufstieg in einem für Spitzenkräften ihres Fachs attraktiven Unternehmen vor sich.
Der Test
Wenn alle drei Fragen mit „Ja“ beantwortet wurden, sollte der fragliche Aufgabenbereich für optimale Ergebnisse wahrscheinlich intern beibehalten werden. Wurde auch nur eine der Fragen mit „Nein“ beantwortet, sollten weitere Überlegungen angestellt werden. Die drei oben genannten Fragen stellen einen einfachen Test zum Finden einer geeigneten Sourcing-Strategie dar.
Quantifizieren von Ergebnissen
Für die Verwaltung jedes Geschäftsablaufs, ob ausgelagert oder nicht, ist die klare und nachvollziehbare Festlegung der gewünschten Ergebnisse von entscheidender Bedeutung. Mithilfe von Service Level Agreements (SLAs) können Prozessbewertungen definiert werden, Balanced Scorecards helfen, die Geschäftsergebnisse, die Methode ihrer Überwachung und die entsprechenden Berichte zu definieren.
Kategorien sind die Merkmale auf der höchsten Stufe einer Hierarchie, die zur Bewertung des Prozesses verwendet wird. Berücksichtigt werden Servicequalität, finanzielle Effizienz, Flexibilität und der Grad der Erfüllung von Anforderungen.
Für jede Kategorie müssen eindeutige Attribute für den betreffenden Prozess und die Unternehmensziele definiert werden, wobei für jedes Attribut eine Kennzahl erforderlich ist. Schließlich müssen die Ergebnisse der Kennzahlen für jedes Attribut und jede Kategorie mit den Sollergebnissen verglichen werden.
Methoden für die Umstellung auf Outsourcing
Eine erfolgreiche Umstellung ist Bestandteil des gesamten Outsourcing-Prozesses: bei der Festlegung des Umfangs der auszulagernden Aufgabe, beim Erstellen des Prozessdiagramms, bei der Auswahl des Anbieters, beim Erstellen des SLA und der Scorecard und schließlich bei der Preisgestaltung, Vertragsvergabe und beim Aushandeln der genauen Beziehung.
Gängiges Erfolgsrezept
Outsourcing ist inzwischen ein gängiges Verfahren, mit dem viele Unternehmen ihren strategischen Erfolg für die Zukunft sichern. Entscheidend ist die Wahl des richtigen Partners: Er muss über eingehende fachliche Kenntnisse verfügen und zudem Ihre Unternehmensphilosophie mittragen und dazu beitragen, sie zu verwirklichen.
Michael Corbett gehört zu den führenden Experten auf dem Gebiet des Outsourcing. Gemeinsam mit Kunden, Anbietern und Beratern erarbeitet er geeignete Strategien, mit denen sich Geschäftsabläufe optimieren und Wettbewerbsvorteile erzielen lassen. Er ist Executive Director of the International Association of Outsourcing Professionals und Autor von „The Outsourcing Revolution: Why It Makes Sense and How to Do It Right“.
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